Система автоматизации делопроизводства Ивано-Франковской областной государственной администрации
Описание объекта автоматизации
В состав Ивано-Франковской областной государственной администрации входят аппарат, управления, службы и инспекции (всего 22 инстанции). В подчинении облгосадминистрации находятся 14 районных и 5 городских государственных администраций областного подчинения.
Общая постановка задачи
В результате предпроектного обследования группа внедрения выявила необходимость автоматизации технологического процесса делопроизводства и подготовки проектов документов в структурных подразделениях областной государственной администрации (ОГА).
Особенности реализации
В Ивано-Франковской ОГА на момент обследования эксплуатировалось четыре автоматизированных системы:
- DOS-версия системы АСКОД для учета входящей, исходящей корреспонденции и контроля исполнения документов;
- система учета распоряжений обладминистрации на платформе Lotus Notes;
- программа сканирования и распознавания распоряжений обладминистрации;
- система учета обращений граждан под управлением СУБД Microsoft SQL Server.
Эти автоматизированные системы частично обеспечивали автоматизацию основных процессов по отдельным направлениям. Однако они не обеспечивали движение документов между регистраторами, руководителями и непосредственными исполнителями. В связи с этим информация о движении документов, резолюциях руководителей, состоянии исполнения документов собиралась в неавтоматизированном режиме на основе заполнения бумажных регистрационно-контрольных карточек соответствующих типов документов либо в телефонном режиме.
Результаты внедрения
- На первом этапе проведено обучение специалистов ОГА и внедрены первые 10 рабочих мест.
- В систему «ДОК ПРОФ 2.0» импортированы данные по входящей и исходящей корреспонденции из базы данных системы АСКОД, по распоряжениям из базы данных системы Lotus Notes, сканированные образы и распознанные тексты распоряжений. Импорт данных дал возможность перейти на работу в качественно новую систему без потери ранее накопленной информации.
На следующем этапе системой «ДОК ПРОФ 2.0» будут охвачены все подразделения обладминистрации и импортированы данные по обращениям граждан из Microsoft SQL Server. Также при помощи веб-интерфейса будет обеспечен контроль исполнения документов, которые отрабатываются территориально удаленными подразделениями, городскими и районными администрациями областного подчинения.
Адрес: г. Киев, 04136, ул. Северо-Сырецкая, 1, а/я 78
Телефон: (044) 239-99-99, 239-99-71
E-mail: document@kvazar-micro.com
