Система автоматизации делопроизводства ОАО «Энергетическая компания «Севастопольэнерго»
Описание объекта автоматизации
ОАО "Энергетическая компания "Севастопольэнерго" обеспечивает электроэнергией промышленных и бытовых потребителей, объекты курортной зоны города и прилегающих районов. Среди основных потребителей – "Севастопольский морской завод", приборостроительный завод "Парус", "Муссон", рудоуправление им. Горького и другие предприятия. В составе ОАО "ЭК "Севастопольэнерго" городские и районные электрические сети, ремонтно-производственные и обслуживающие подразделения.
Общая постановка задачи
Целью проекта являлась автоматизация делопроизводства, ведения проектной и договорной документации в структурных подразделениях ОАО «Энергетическая компания «Севастопольэнерго».
Обзор решения
Программное решение построено на основе системы автоматизации делопроизводства «ДОК ПРОФ» и состоит из следующих подсистем:
- подсистемы регистрации документов;
- подсистемы обработки обращений граждан;
- подсистемы сканирования документов;
- подсистема ведения проектной документации;
- подсистемы подготовки проектов документов;
- подсистемы контроля исполнения поручений руководства;
- модуля гарантированной доставки сообщений по электронной почте.
Подсистема регистрации документов обеспечивает:
- прием, регистрацию и предварительное рассмотрение входящей корреспонденции (регистрация штрих-кодом, создание и ведение электронной регистрационной карточки документа, подготовка Актов несоответствия и возврата документов, идентификация документов путем считывания штрих-кода);
- учет передачи документов в структурные подразделения;
- автоматический прием и регистрация проектов документов, прошедших процедуру согласования и утверждения внутри организации;
- учет поступления документов из структурных подразделений;
- регистрация и рассылка приказов и распоряжений;
- ввод в систему принятых решений, подготовленных вне ее;
- прием исходящих документов к отправке;
- подготовку стандартных запросов и отчетов;
- ведение архива;
- мониторинг технологического процесса делопроизводства.
Подсистема обработки обращений граждан обеспечивает:
- прием, учет и регистрацию обращения граждан, в соответствии с требованиями нормативных документов;
- подготовку поручений руководства по результатам рассмотрения обращений граждан;
- постановку на контроль поручений руководства;
- контроль исполнения поручений руководства;
- подготовку ответов гражданам;
- подготовку соответствующих отчетов и справок.
Подсистема сканирования документов обеспечивает:
- сканирование документов с автоматическим присоединением отсканированных образов к электронным регистрационно-контрольным карточкам документов;
- сканирование сложных структурированных документов, с механизмом автоматизированной обработки элементов структуры документа (структурных блоков: «исполнители»; «текст пункта»; «дата исполнения»; «контролер»).
Подсистема ведения проектной документации обеспечивает:
- создание и редактирование проекта как документ «нового» типа;
- создание и редактирование составных документов;
- создание и редактирование многоуровневых документов;
- добавление дополнительных атрибутов к вложенным документам любого уровня;
- ведение учета прикрепленных графических файлов и сканированных образов документов.
Подсистема подготовки проектов документов позволяет:
- создавать и редактировать шаблоны документов в Open Office или MS Word, хранить шаблоны в базе данных;
- встраивать в среде Open Office или MS Word в шаблоны документов атрибутивные поля базы данных;
- создавать проекты документов по соответствующим шаблонам;
- согласовывать, утверждать, визировать документы с использованием электронной цифровой подписи;
- отправлять на регистрацию документы согласованные в Системе.
Подсистема контроля исполнения поручений руководства позволяет:
- производить постановку документа на контроль;
- реализовывать различные виды контроля (на дату; периодический; постоянный);
- вести учет результатов контроля;
- оперативно отслеживать результаты исполнения документов;
- строить отчеты о состоянии исполнения документов и различные статистические отчеты;
- осуществлять блокировку закрытия документа без согласования с контролером.
Модуль гарантированной доставки сообщений по электронной почте обеспечивает автоматическую отправку сообщений адресату с обязательным получением от него подтверждения о доставке.
Рис. Схема процесса обработки документов (входящей/исходящей корреспонденции и внутренних документов) и контроля руководителей за их исполнением
Особенности реализации:
Характерными особенностями, присущими «Севастопольэнерго», является то, что руководство компании приняло решение о полном переходе на электронный документооборот с использованием цифровой подписи, а также активное использование пакета Open Office, интегрированного с системой делопроизводства. Также примечательно, что сотрудники предприятия хранят оригиналы документов в архиве с момента регистрации и в дальнейшем не используют их во внутреннем документообороте.
Результаты внедрения:
Проектная команда ввела систему в промышленную эксплуатацию в сентябре 2004 года. Развернуто более 50 автоматизированных рабочих мест системы во всех подразделениях «Севастопольэнерго», функционирование которых охватывает весь электронный жизненный цикл создания, обработки и контроля документов.
Адрес: г. Киев, 04136, ул. Северо-Сырецкая, 1, а/я 78
Телефон: +380 44 239-99-99, 239-99-71
E-mail: document@kvazar-micro.com
)
