Квазар-Микро - Бизнес-консалтинг

Автоматизированная система делопроизводства Секретариата Кабинета Министров Украины (АСД СКМУ)

Описание объекта автоматизации

Секретариат Кабинета Министров Украины – постоянно действующий орган, основной задачей которого является организационное, экспертно-аналитическое, правовое, информационное, материально-техническое обеспечение деятельности Кабмина.

Общая постановка задачи

Перед экспертами «Квазар-Микро» стояла задача автоматизировать технологический процесс делопроизводства и подготовки проектов документов в структурных подразделениях Секретариата Кабинета Министров Украины.

Особенности реализации

В процессе предпроектного обследования команда специалистов «Квазар-Микро» обнаружила, что в Управлении делопроизводства нестандартно реализована функция регистрации поручений. При поступлении входящего документа в канцелярию он проходит девять этапов:

Регистрация (каждый документ требует создания электронной учетной карточки).
Создание электронного образа документа для прикрепления к карточке.
Доставка входящей документации с помощью курьерской службы в соответствующее подразделение.
Подготовка сотрудниками подразделений проекта документа на поступивший входящий документ.
Проект проходит несколько стадий подготовки и редактирования, после чего поступает на подпись одному из высших должностных лиц Кабинета Министров Украины.
Вместе с подписанием происходит заполнение поручения (на специальном бланке).
Подписанный документ вместе со специальным бланком поручения поступает в Канцелярию с помощью курьерской службы.
Бланк поручения сканируется, во время сканирования выделяются его структурные блоки («Список исполнителей», «Текст поручения», «К сведению», «О документе» и т. д.), текст в выделенных блоках автоматически распознается и вносится в систему документооборота.
Все исполнители и контролеры, определенные в поручении, автоматически получают поручение на исполнение, а сроки ставятся на контроль.

Для адаптации решения под нужды Секретариата специалисты «Квазар-Микро» реализовали в системе функционал, который обеспечивает автоматизацию функций курьерской службы, начиная от доставки входящей и исходящей корреспонденции и заканчивая поиском непоступивших документов. При поступлении в Управление делопроизводства:

Входящий документ регистрируется и на нем печатается штрих-код.
Курьер каждые 30 минут забирает из Канцелярии пакет зарегистрированных документов и доставляет к специальному стеллажу, где их необходимо разложить в соответствующие ячейки по подразделениям.
С помощью считывателя штрих-кода курьер определяет номер ячейки, куда необходимо положить документ.
Считывающее устройство также может вывести на печать список всех документов, предназначенных для данного подразделения; в случае отсутствия в пакете документов из списка или наличия неучтенных документов идет запрос в Канцелярию.
Второй курьер забирает пакет документов из ячейки подразделения, считывая штрих-коды документов и сравнивая их с имеющимся списком.
При доставке в подразделение курьер печатает список документов, который подписывает сотрудник подразделения, принявший документ.
Аналогично исходящие документы отправляются из подразделений в Канцелярию.

Подготовку проектов документов осуществляют как централизовано – работники бюро компьютерного набора по заказам, так и децентрализовано – исполнители, на своих рабочих местах. Тексты документов хранятся в базе данных в сжатом формате. При печати документа каждую страницу система маркирует уникальным штрих-кодом, призванным защитить документы от фальсификации. При редактировании распечатанного проекта документа создается его новая версия, что позволяет пользователю вернуться к любой версии проекта документа или создать новую на базе нескольких предыдущих.

Результаты внедрения:

Делопроизводством и подготовкой проектов документов в структурных подразделениях Секретариата Кабинета Министров Украины занято более 120 сотрудников. Подсистемой подготовки проектов документов ежедневно пользуется более 400 служащих.

За день в Секретариате Кабинета Министров Украины:

регистрируется и сканируется от 800 до 1200 документов;
готовится более 400 проектов документов общим объемом до 1000 страниц текста;
вводится в систему более 200 поручений руководства и протокольных решений.

Среднее время регистрации документа – 30 секунд.

С введением системы в промышленную эксплуатацию управление делопроизводства СКМУ отказалось от ведения бумажной системы карточного учета документов.

Рис. Схема процесса обработки документов (входящей/исходящей корреспонденции и внутренних документов)

Адрес: г. Киев, 04136, ул. Северо-Сырецкая, 1, а/я 78
Телефон: +380 44 239-99-99, 239-99-71
E-mail: document@kvazar-micro.com

Подробная информация о системе «ДОК ПРОФ 2.0»