АДМ1НІСТРАЦІЯ ДЕРЖАВНОЇ ПРИКОРДОННОЇ СЛУЖБИ УКРАЇНИ
(Адміністрація Держприкордонслужби України)
Ha № 0.27-3634/0/6-07
Від 15/02/2007

Враховуючи, що питання удосконалення та автоматизації діловодства, як cпociб ссокращения контролю виконавської дисципліни було виділено Кабінетом Mіністрів України в приоритетний напрям роботи i знаходилося у них на постійному контролі нами з 2005 року у своїй службовій діяльності було впроваджено автоматизовану систему діловодства "ДОК Проф. Степ 2.0".

Використовуючи її на протязі цього періоду ми задоволені загальною технологією цього продукту. Даний програмний комплекс спрямований на підвищення оперативності роботи користувачів та зменшення впливу людського фактору на процеси обробки документів i забезпечує:

• ведення діловодства та контроль за опрацюванням i виконанням документів (управлінський документообіг в Адміністрації Держприкордонслужби};
• колективну роботу з електронними образами паперових документів;
• обмін електронними документами внутрішнього характеру (службові записки, аналітична інформація тощо) міжструктурними підрозділами;
• отримання широкого спектру аналітичних та довідкових даних щодо документообігу та пошуку документів за різними запитами;
• створення електронного apxiвy документів Адміністрації Держприкордонслужби України.

Однією з переваг цього програмного комплексу є застосування технології обробки документів з використанням штрих-кодової ідентифікації документів, що значно сприяє заощадженню часу діловодів при обробці даних під час опрацювання документів на вcix його етапах.

За допомогою ручних сканерів штрих-коду формуються розрахунки надсилання, формуються переліки документів, що вкладаються до конвертів на відправку, формуються поштові реєстри, користувач за секунди отримує доступ до електронної реєстраційно-контрольної картки документа.

За рахунок механізму посилань на попередні, ініціативні документи, при реєстрації різних за типами документів користувач завжди може відслідкувати увесь об'єм відпрацьованих документів незалежно від їх типу, чи це доручення КМУ, чи службова записка з пропозиціями від співвиконавця, чи відповідь на доручення, чи телеграма з постановчими завданнями, усе це прив'язується одне до одного. Система будує дерево листування будь-якої складності. Інформація користувачу подається швидко, в зручній та звичній формі.

Отримання статистичних звітів з відповідною графічною інформацією на великих обсягах даних (більше 70 000 документів) займає не більше декількох секунд.

Впровадження цієї системи в Адміністрації Держприкордонслужби України дало можливість скоротити час на здійснення діловодних npoцeciв, запровадити дієвий контроль за виконанням документів, як управлінням контролю та документального забезпечення в цілому, так i усіма управлінськими гілками Адміністрації Держприкордонслужби за напрямками своєї відповідальності, створити електронний apxiв документів з можливістю їх корпоративного доступу, забезпечило своєчасне та об'єктивне інформування керівництва про стан опрацювання документів поліпшило якість роботи виконавців зі службовою документацією.